11 dobrých rad, jak se připravit ke každoročnímu auditu

Znáte to. Úspěšně jste téměř před rokem zcertifikovali váš systém, který si do této chvíle žil víceméně vlastním životem. Nebo jste převzali ISO po svém předchůdci. V obou případech to znamená, že stojíte před svým prvním dozorovým auditem a přemýšlíte, co vše musíte mít připraveno, o co tady vlastně půjde, na co se bude auditor ptát, kolik času příprava zabere, ozve se mi autor sám nebo ho mám začít shánět, kde posbírám všechny informace potřebné k auditu?

Tento článek si klade za skromný cíl vás těmito úskalími provést tak, abyste získali představu, co vše budete muset podstoupit, co budete muset sepsat, co vydolovat ze svých kolegů, abyste mohli v den D usínat vítězně.

1. Začněte opravdu včas

Ideálně 3 měsíce před koncem platnosti certifikátu. Drobná časová rezerva se bude hodit, až budete získávat od kolegů podklady pro Zprávu o přezkoumání, vyhodnocení jejich procesních ukazatelů a dožadovat se uzavření neshod.

2. Udělejte si rámcový harmonogram

Vepište do něj všechny položky, které budete muset do dne D stihnout. Počítejte s tím, že budete potřebovat spolupráci nejen kolegů, ale  i vedení, a ti že mají nějaké své priority a motivaci věnovat se „vaší“ přípravě na audit.

Připočtěte také koeficient pro urgování obzvláště rezistentních kolegů a jste zhruba na 2-3 měsících v příjemném pracovním tempu. Pilní to zvládnou i za poloviční čas, ale proč se uvádět do zbytečného stresu. Se zkušeným poradcem to zvládnete v řádu týdnů, ale to už je opravdu krajní situace, co nemá s rozumným plánováním nic společného.

3. Zamluvte si auditory 3 měsíce předem

Možná žijete v dojmu, že certifikační auditor nemá celý rok, co na práci, a setrvává v zimním spánku očekávaje vaši výzvu k dostavení se na audit v termínu, který se vám zrovna hodí. Opak je pravdou. Většina certifikačních orgánů má plné ruce práce a nemůže k vám vyslat ledasjakého auditora. Musí mít kvalifikaci pro váš typ výroby a technologických procesů, atd. Proto pokud chcete předejít nepříjemnostem s propadnutím certifikátu, kontaktujte svůj certifikační orgán aspoň 2-3 měsíce v předstihu. Slušné certifikační orgány se na vás pravděpodobně obrátí sami, ale pokud chcete mít jistotu vámi vyvoleného termínu, neotálejte.

4. Začněte s neshodami

Jestli vám dá něco opravdu zabrat, tak to bude náprava neshod z předchozích auditů. Začněte pátráním po neshodách v zápisech z interních auditů, z kontrol na pracovištích, z reklamací. Obzvláštní pozornost věnujte prozkoumání zprávy z minulého auditu certifikačního orgánu. Pokud ji při nejlepší vůli nenajdete, napište na certifikační orgán, on vám ji rád pošle.  Určitě ve zprávě najdete nějaká upozornění na nedostatky nebo příležitosti ke zlepšování. Pokud tam objevíte přímo slovo „neshoda“, je třeba na ni reagovat nápravou. Tohle vám u auditu prostě neprojde. Jak nápravu realizovat učíme v začátečnickém kurzu ISO 9001.

Pokud tam bude upozornění na drobné nedostatky, skrývající se zpravidla pod „příležitostí pro zlepšování“ nebo „slabá místa“ není nezbytné reagovat na všechna doporučení, pokud to pro vás není z nějakých důvodů přijatelné. Ale připravte se, že i těmto oblastem se bude auditor věnovat a jsou to potenciální třaskavá místa pro neshody. Určitě nedoporučuji tyto položky zcela ignorovat.

5. Aktualizujte Kontext, očekávání zainteresovaných stran a analýzu rizik

Vyhledejte dokumenty, kde máte popsán svůj kontext, očekávání zainteresovaných stran a z nich vyplývající rizika. Rok je dlouhá doba a mohlo dojít k různým změnám. Něco už třeba nemá takovou důležitost nebo vás naopak život obohatil o nové objevy, co vše se může pokazit, a ty je třeba dodat do seznamu rizik. Nepouštějte se do toho sami. Tady platí „víc hlav, víc ví“, takže se nestyďte požádat své kolegy o jejich brilantní postřehy.

6. Stvořte zprávu o přezkoumání

Tohle bude nejdelší dílo od dob, kdy jste psali diplomovou práci. Bude si žádat nasazení, trpělivost, grafickou zručnost a odolnost vůči odmítnutí. Prohledejte firemní síť a najděte loňský dokument o přezkoumání (Zpráva o přezkoumání, Management Review apod.). Bude vám nejlepším rádcem, co vás čeká. Je třeba zprávu naplnit v podobném duchu, jen daty za poslední kalendářní období a podle bodů v normě kapitola 9.3.2.

Vaší kreativitě se meze nekladou, pokud tam budete chtít přidat nějaké další zajímavé ukazatele vašich procesů, sem s nimi. Auditoři milují koláčkové a sloupcové grafy, vývojové meziroční trendy (ty obzvlášť) a jiná přehledná vyjádření. Zde musíte požádat o podklady své kolegy. Rozešlete jim své požadavky s uvedením, proč to potřebujete a do kdy. Jako vhodný motivační prvek v některých firmách funguje dát do kopie pana ředitele, aby se požadavku dala ta správná vážnost. A pak už jen doplňujete, co víte sami a co vám postupně chodí od kolegů.

Toto dílo poté předložíte svému vedení k projednání. Výstupem by měla být jejich zpráva, jak to vidí s vaším systémem, jaké navrhují změny, jaké cíle si dáte na další období a kolik na to uvolní zdrojů (myšleno peněz, lidí a nadšení) dle kapitoly 9.3.3.

7. Komunikujte cíle

Nejvhodnějším obdobím pro stanovení cílů je období po přezkoumání systému. Tedy zhruba první kvartál vašeho obchodního roku. Cíle mohou být výstupem z vašeho přezkoumání, ale taky nemusí.  Mají představovat esenci toho nejlepšího, čeho chcete v daném roce jako firma dosáhnout. Je třeba je efektně prezentovat na poradách a informačních tabulích. Lidé by je měli znát.

8. Proveďte interní audity

Před auditem certifikačního orgánu je třeba provést aspoň jeden interní audit zaměřený na celý váš systém. Pokud je provádíte poctivě celý rok, tak už máte hotovo.

9. Ukliďte firmu

Audit je skvělá příležitost udělat si generální úklid. Udělat dobrý první dojem je k nezaplacení. Pokud tedy máte uklizeno standardně, pak tuto radu můžete rovnou přeskočit.

10. Zajistěte si přítomnost vedení při auditu

Abyste se vyhnuli trapným chvilkám, zarezervujte si čas svého managementu minimálně na začátek auditu. Představení společnosti, kam se ubírá její strategie, jak se daří plnit obchodní cíle, to je skutečně parketa pro pana šéfa. Nikdo nezná společnost lépe než on.

11. Usmívejte se

Usmívejte se na auditory, vykouzlete příjemnou atmosféru, buďte pohostinní. I auditor je jen člověk a ocení váš pozitivní přístup.