Vstup dodavatelů do firem se řídí již 50 let prakticky stejně. Manuálně. Papírově. Jednou z mála inovací je používání e-mailů nebo evidence v Excelu. Výsledkem jsou zahlcení pracovníci, HSE a BOZP manažeři, ale také vedoucí pracovníci, kteří se utápí v obří papírové administrativě a tím pádem jim nezbývá čas na podstatu bezpečnosti práce. Což je hledání potencionálních rizik a vytváření bezpečného pracoviště. Proč tedy tento proces neautomatizovat? A vést ho tak, aby odpovídal nejen legislativním požadavkům BOZP, ale i standardům dle ISO 45001.
Těžký život HSE a BOZP manažerů
Realitou ve výrobních areálech je, že na bedrech vedoucích pracovníků leží velké množství úkolů a jsou dlouhodobě přetíženi. Mimo jiné odpovídají i za bezpečnost vstupujících osob. Firmy se už tento proces naučily řídit, ale míra digitalizace je stále minimální. To může vést ke ztrátě důležitých dokumentů, opomenutí či neplnění legislativních povinností. A tedy i k setrvalému stresu všech zúčastněných. Tento objem administrativy a psychické zátěže zkrátka není v lidských silách zvládnout na 100 %. Pak se všichni diví, že je HSE manažer přetížen, vedoucí pracovníci mají BOZP až na posledním místě, firmě hrozí pokuty a zaměstnancům újmy na zdraví.
Běžně jsou pracovníci pod tlakem, nemají k dispozici žádný SW a musí sami hlídat desítky věcí. Na všechno potřebují podpis na papíře, všechno, co má nějaké lhůty platnosti vedou na různých místech, rizika si s dodavateli předávají e-mailem, musí si je ukládat a kontrolovat, zda jim od dodavatele přišlo potvrzení, že je s nimi seznámen. Administrativa je zahlcuje a oni pak tráví v práci hodiny a hodiny nad rámec své pracovní doby. Často jsou mrzutí a už jim nezbývá čas na činnosti, které posunou BOZP ve firmě na špičkovou úroveň.
Jak z tohoto začarovaného kruhu ven? Jak vedoucím pracovníkům a HSE manažerovi pomoci, aby mohli rutinní činnosti automatizovat? Stejně tak jak výrobní a ekonomické systémy se staly běžnou součástí pracovních životů, tak i v této oblasti si svoji cestu do firem našla online aplikace Safe4Entry, která zautomatizuje až 90 % práce vedoucích pracovníků a HSE manažerů.
Aplikace na řízení bezpečnosti dodavatelů a návštěv vám ulehčí práci.
- Zjednoduší školení. Jedenkrát nadefinujete osnovy školení, rizika a OOPP podle pracoviště a na míru vašim požadavkům. Vše bude k dispozici na jednom úložišti a aktualizace už nemusíte rozesílat na všechny strany. Školení je formou online prezentace nebo videí a odkaz na ně rozešle automaticky Safe4Entry e-mailem. Můžete je promítnout také na recepci nebo kdekoliv hromadně pro osoby, které nemají vlastní přístup k IT technice.
- Zautomatizuje vaši práci. Pracovníkovi dodavatele, který potřebuje vstoupit do vašeho areálu, v aplikaci přidělíte pracoviště a termín vstupu. Systém sám vybere a rozešle příslušná školení, rizika a informuje jaká OOPP bude potřebovat.
- Zajistí opakované proškolení. Platnost školení už nebudete muset hlídat vy. Dobu nastavíte a po vypršení platnosti systém automaticky dodavatele znovu proškolí. Toto je skvělá věc pro opakované nebo pravidelné návštěvy dodavatelů (úklid, servis, stavba).
- Urguje dodání dokumentů za vás. Při plánování vstupu už nebudete dodavatele urgovat, aby vám poslal rizika, osvědčení či profesní průkazy. Systém dodavatele k zaslání dokumentů vyzve sám.
- Ohlídá lhůty a platnosti. Všechny lhůty systém hlídá za vás (profesní průkazy, platnost školení, konec platnosti povolení ke vstupu).
- Dá vám na jeden klik aktuální přehled návštěv. V jednoduchém přehledu vám systém ukáže, kdo se v konkrétní den nachází v areálu a tedy koho máte jít případně zkontrolovat.
- Při havárii rozešle všem pokyn k opuštění pracoviště. Při vzniku havárie v areálu je nutné jednat rychle a bezchybně. Stisknutím jednoho tlačítka pošlete dodavatelům SMS s informací o vzniku havárie a povinnosti opustit pracoviště. Pro snadné dohledání máte okamžitě k dispozici i seznam přítomných osob pro IZS.
Když máte ISO 45001, máte i povinnost řídit své dodavatele
Norma ISO 45001 v kapitole 8.1.4 stanovuje povinnosti firem při řízení svých dodavatelů. A to jak z pohledu dodávaných surovin a služeb, tak zejména z pohledu vstupu a pohybu dodavatelů v areálu. Je faktem, že na pracovníky dodavatelů se z pohledu legislativy vztahují velmi podobné požadavky na ochranu jejich zdraví jako na vlastní zaměstnance.
Z toho vyplývá řada povinností od registrace jejich vstupu, proškolení, vzájemného předání rizik a pracoviště, kontroly dodržování pravidel a ochrana při havárii. Méně už se ví, že provozovatel areálu odpovídá i za kontrolu a uložení profesních průkazů, kontrolu revizních zpráv k zařízením a za to, že materiály vnesené dodavateli jsou pro všechny bezpečné. A samozřejmě toto všechno musíte dokumentovat jak podle ISO norem, tak podle legislativy.
Tak to vyžaduje norma a zákon.
Pojďme se tedy teď podívat, co, my poradci, v reálu vidíme a od HSE manažerů slýcháváme.
- S riziky seznamujeme spíš v obecné rovině.
- Proškolení cizinců je komplikované a časově i finančně náročné kvůli tlumočení.
- Těžko zjišťuji, kdo všechno mi teď chodí po areálu a co tam dělá, při havárii bych nevěděl, kde ho hledat.
- Výměnu rizik mají dělat vedoucí, ale já nemám nástroj, jak to ohlídat.
- Platnost profesních průkazů, školení či jiných dokumentů nezvládám kontrolovat.
- Obecně si nikdy nemůžu být jistý, že máme všechno v pořádku.
- … a když se něco stane, první jdou za mnou a chtějí papíry.
K systémové dokonalosti to má daleko. Ale řešení to má, právě s pomocí digitalizace, kterou našim klientům dáváme do návrhu opatření ke zlepšování.
Naše rada na závěr
My i vy děláme business ve 21. století. Pokrok nezastavíme. A věříme, že i vy s ním nechcete ztrácet krok. Takže si představte, že u vás ve firmě budete mít na vrátnici místo potrhaného sešitu tablet, návštěvu neumoříte dlouhým školením, ze kterého si ani nepamatuje, kam má běžet, když se stane havárie, že váš HSE manažer bude mít dokumentaci na jednom místě, zálohovanou, dostupnou online, okamžitě prokazatelnou před certifikačním orgánem a kontrolou z OIP.
Pojďme v této době využít automatizace a sejměme z vedoucích pracovníků administrativu spojenou s BOZP.
Digitalizací v oboru řízení bezpečnosti dodavatelů prostřednictvím aplikace Safe4Entry se zabývá společnost QC Solutions s.r.o. Náš zákazník, kterému pomáháme s přípravou na certifikaci dle ISO/IEC 27001:2022.
Je skvělé být součástí projektů, které pomáhají lidem.
Jedním z mých úkolů je pomáhat klientům s testováním havarijní připravenosti. Bohužel párkrát se mi už stalo, že při nácviku požárního úniku nám dodavatelé „uhořeli“. Jelikož o nich nikdo nevěděl, tak je nikdo nehledal. Aplikace Safe4Entry má tento proces pokrytý. O všech lidech pohybujících se v areálu má záznam. A v případě reálné havárie složky ISZ ví, koho a kde hledat. Tato aplikace přináší do BOZP digitalizaci a hlavně, když jde do tuhého, tak zachraňuje životy.
Aneta Přibylová, specialistka na ISO 45001 a OZO BOZP
E-mail: pribylova@qcgroup.cz