Dobrá otázka je polovina odpovědi. A že jich hodně padne při interním auditu. Ten není jen o kontrole a shromažďování dat. Je to i umění komunikace, kde typ otázek může zásadně ovlivnit kvalitu získaných informací.
Pojďme se podívat, jak 7 různých druhů otázek, využijete v praxi.
1. Otevřené otázky
„Jaké změny v tomto procesu byly od posledního auditu?“
Touto otázkou podporujete diskuzi a motivujete auditovaného k podrobnějšímu vysvětlení. Třeba odhalíte inovativní změnu procesu, která významně zvýšila efektivitu práce ve výrobě.
2. Uzavřené otázky
„Máte záznam z hodnocení cílů kvality na pracovišti? A mohu ho vidět?“
Odpovědí ANO/NE získáte konkrétní a jednoznačné odpovědi klíčové pro zhodnocení souladu s normami. Klidně si pro tento typ otázky připravte check-list, ať pak při auditu na nich nezapomenete.
3. Informační otázky
„Přečetl jste si můj e-mail?“
Když si potřebujete zjistit, zda jste poskytli všechny informace nezbytné pro audit.
4. Sugestivní otázky
„Přece byste nechtěl, aby…?“
Tyto otázky mohou být riskantní, protože mohou vést k manipulaci s odpovědí. Ale mohou také poukázat na možné důsledky určitého jednání.
Proškolíme vaše kolegy na interní auditory. Dáme jim rady, jak si audit připravit, do jaké hloubky auditovat, jak mluvit s auditovanými a jak závěry z auditu zapsat do zprávy.
5. Alternativní otázky
„Vyhovuje Vám termín kontrolního auditu za týden nebo za měsíc?“
Touto otázkou dáte auditovaným určitou volbu a pocit důležitosti. A to chcete, získat si ho na svoji stranu.
6. Protiotázky
„Proč si myslíte, že můj návrh není dobrý?“
Hodně dobrý typ otázky. Ukážete váš zájem o názor auditovaného a jeho odpověď vám poskytne detailnější informace a jeho názor na auditovanou oblast.
7. Kontrolní otázky
„Pokud jsem vám dobře rozuměl, tak…?“
Shrnutí závěrů je nutnost. Obě strany si potvrdí, že jsou ve shodě. Odpadne velmi známé, já jsem si myslel, že ty sis myslel, že …
Když si to shrneme, tak každý typ otázky má při auditu své místo a účel. Jako interní auditor si budujete i důvěru a přátelský vztah s auditovaným. Proto doporučujeme otázky kombinovat.
Pokud jste zatím používali jenom check-list, ze kterého vypadne suché zhodnocení ano/ne, máme/nemáme, zkuste myšlenkové mapy. Dají se jednoduše rozšiřovat a stále se v nich dobře orientujete. Dobře se do nich dělají poznámky – právě třeba konkrétní otázky. A když myšlenkovou mapu tvoříte vlastní rukou na papír, tak mozek začne být kreativní a přinese vám nové nápady a podněty, jak interní audit udělat jinak.
Netroufáte si na interní audit? Uděláme ho za vás. Získáte nezávislý pohled externího interního auditora na váš systém.