Příprava na audit - Neshody - QC Group.cz

Každý rok se blíží ten termín. Termín, kdy přijede certifikační orgán, aby potvrdil platnost certifikovaného systému. Předtím než přijede, je potřeba se na audit připravit. Jednou z podstatných věcí na které by se nemělo zapomenout jsou neshody.

Neshod máme několik druhů, také v závislosti jak si je kdo rozdělí (interní neshody, neshody z auditů, reklamace apod.). Zkrátka auditor bude chtít vědět, jak s neshodami pracujete, jestli vedete evidenci a především, jestli dojde k odstranění neshod.

Kdo si vede nějakou formou souhrnnou evidenci – Registr / Registry neshod, má výhodu, že má všechny informace po kupě. Ten, kdo takovou evidenci nemá, tak bude muset začít pátrat. Projít byste měli všechny zápisy z interních a zákaznických auditů, z kontrol na pracovištích, reklamací apod.

Rozhodně si důkladně pročtěte zprávu z minulého auditu certifikačního orgánu. V případě, že jste ji loni po auditu tak dobře uschovali, že ji nyní nemůžete najít, napište na certifikační orgán, on vám ji rád pošle. Ve zprávě najdete nějaká upozornění na nedostatky, nebo příležitosti ke zlepšování. Nachází-li se ve zprávě vyloženě “neshoda” je potřeba ji mít vždy odstraněnou. To by prostě při auditu neprošlo.

Rozhodně si důkladně pročtěte zprávu z minulého auditu certifikačního orgánu. V případě, že jste ji loni po auditu tak dobře uschovali, že ji nyní nemůžete najít, napište na certifikační orgán, on vám ji rád pošle. Ve zprávě najdete nějaká upozornění na nedostatky, nebo příležitosti ke zlepšování. Nachází-li se ve zprávě vyloženě “neshoda” je potřeba ji mít vždy odstraněnou. To by prostě při auditu neprošlo.

Drobné nedostatky se často skrývají pod “příležitost pro zlepšování” (Opportunity for improvement) nebo “slabé místo“. Ty nejsou závažné jako neshoda, přesto se na ně certifikační orgán bude ptát a měli byste mu sdělit, jak jste na ně reagovali. V případě že to pro vás není z nějakého důvodu přijatelné, stačí například zápis z porady vedení, kde danou příležitost odmítá. Avšak pozor, toto nedoporučuji dělat často. Buďte připraveni na to, že i těmto oblastem se bude auditor věnovat a rozhodně tyto položky neignorujte.

Zapomenou byste neměli ani na reklamace, jelikož i to je druh neshody a pro firmu velmi důležitý ukazatel. V ideálním případě byste se reklamacemi měli důkladně zabývat, aby to neskončilo jen výměnou za nový kus, ale aby došlo k odhalení případné neshody v procesu.

Máte jen pár týdnů do další návštěvy certifikačního orgánu? A nejste připraveni? Tlačí vás čas? Nemáte na to svého odborníka? Chcete mít jistotu, že bude vše perfektně připraveno a obhájíte certifikaci?

Přesně s tímto každoročně pomáháme desítkám firem.

Aktuální školení